Verklein uw digitale footprint; verwijder oude bestanden

Eerder vertelden we u al wat de impact van het internet en digitaal werken op het milieu heeft. En we lieten u weten wat u kunt doen om uw eigen digitale voetafdruk te verkleinen, namelijk door uw e-mail op te ruimen. U kunt nog meer doen. In deze blog leggen we uit hoe u dit slim kunt aanpakken.

Wist u dat ten minste twee derde van de data die wordt gecreëerd nooit meer wordt gebruikt, maar wel energie verbruikt zolang deze ergens opgeslagen staat? Voor de constante productie en consumptie van data wereldwijd is drie keer zo veel energie nodig dan alle zonnepanelen ter wereld kunnen produceren.

Het opslaan en bewaren van bestanden heeft dus een grote impact. Met het opruimen van uw bestanden bespaart u niet alleen energie, maar ook kosten en verkleint u ook nog eens de impact op het milieu; een win-win-situatie wat ons betreft! Met onderstaande stappen pakt u dit eenvoudig aan.

Bureaublad opruimen

Het is handig om een bestand op het bureaublad op te slaan en het eenvoudig daar terug te vinden. Zonde, want wist u dat bestanden op het bureaublad van uw pc of laptop uw apparaat enorm traag maken? Onze tip is dan ook om deze bestanden als eerste op te ruimen. Verwijder bestanden die u niet meer nodig heeft en sleep de bestanden die u wilt bewaren naar de juiste map op de server of in de cloud. Doe hetzelfde met uw map downloads. Wanneer u zo min mogelijk bestanden op uw lokale apparaat opslaat, verlengt u de levensduur van uw apparaat, wat ook zuiniger is voor uw portemonnee en het milieu.

Schijven opruimen

Wij krijgen vaak de vraag om meer schijfruimte beschikbaar te maken, maar in veel gevallen is dat niet nodig. Een grondige opruimactie kan al veel ruimte opleveren. Het kost veel werk, maar het levert enorm veel voordeel op om uw (lokale) schijven op te ruimen. Het maakt uw apparaat sneller, zorgt ervoor dat u minder schijfruimte verbruikt, waardoor kosten reduceren en verkleint de impact op het milieu.

U kunt dit natuurlijk alleen doen, of u organiseert een dag(deel) om dit met het hele bedrijf aan te pakken. Om ervoor te zorgen dat u niet ieder bestand een voor een hoeft te openen om te bepalen of deze weg kan, hebben we een aantal handige tips voor u:

• Sorteer op naam. Bestanden met dezelfde naam, daarvan kunt u de laatste versie bewaren en de rest verwijderen.
• Sorteer op datum. Voor de belastingdienst moet u de financiële administratie van de afgelopen zeven jaar bewaren. Dit kunt u als houvast gebruiken voor al uw bestanden. Alles ouder dan zeven jaar kunt u verwijderen. U kunt natuurlijk ook 10 jaar of ieder ander getal als uitgangspunt nemen.
  

Werken in de cloud

Overstappen naar werken in de cloud is een goed idee als u efficiënter wilt werken en het heeft ook nog eens invloed op uw kosten en op uw digitale voetafdruk. In de cloud gebruikt u namelijk alleen wat u nodig heeft. Welke voordelen de cloud nog meer biedt, leest u hier.

Wanneer u ook nog met Microsoft365 (M365) werkt, gaat u naar het volgende niveau als het om duurzaamheid gaat. Met M365 kunt u namelijk eenvoudig in documenten samenwerken, waardoor het niet meer nodig is om bestanden heen en weer te mailen. Ook houdt de applicatie zelf versiebeheer bij en hoeft u niet van elke aanpassing in het document een nieuwe versie op te slaan.

Wilt u overstappen naar de cloud en/of M365? Wij begeleiden u graag in dit proces. Neem contact met ons op voor een gratis adviesgesprek.

Voor het overstappen raden we aan om uw schijven en mail op te ruimen; een goede reden dus om het niet langer uit te stellen. Bent u niet van plan om over te stappen, dan helpt u het milieu en uw portemonnee met een opruimactie, waardoor het altijd een zinvolle actie is.

Meten is weten

Wilt u weten hoeveel geheugen aan bestanden u heeft verwijderd? Zet deze bestanden dan eerst in een map – bijvoorbeeld Digital Clean Up – en ga na hoe groot deze map is zodra u helemaal klaar bent. Daarna kunt u de map verwijderen.