In 5 stappen uw digitale voetafdruk van uw e-mail verkleinen

Wist u dat de digitale wereld al meer CO2-uitstoot dan de hele luchtvaart bij elkaar? Daar zijn we met z’n allen verantwoordelijk voor en hebben we allemaal invloed op. U kunt met uw MKB-bedrijf het verschil maken en uw digitale voetafdruk verkleinen door uw data hygiëne op orde te brengen. Hoe? Ruim regelmatig uw digitale afval op. Te beginnen met uw mailbox.

Mailen is een van de grootste boosdoeners als het om milieu-impact gaat. Om het in perspectief te zetten: het versturen van tien e-mails per dag (waarvan een kwart bijlages bevatten) staat gelijk aan een jaarlijks energieverbruik van 38,4 kilowattuur en het gaat gepaard met 12,6 kilo CO2-uitstoot per jaar.

Een groot effect bereikt u dus met uw mailbox opruimen. Dit kan al in vijf eenvoudige stappen.

1. Gooi uw mail afval weg

Waarschijnlijk verwijdert u regelmatig mails; mails die niet belangrijk zijn, afgehandeld zijn of een nieuwsbrief waarvoor u geen tijd heeft. Deze mails blijven in de prullenbak van uw mailbox hangen totdat u ze definitief verwijdert.

Ga hiervoor naar de map ‘Verwijderde items’ in uw inbox. Klik op de rechtermuisknop en kies map legen en permanent verwijderen. Wilt u weten wat voor impact u maakt? Check hoeveel MB’s u weggooit. Ga hiervoor naar ‘eigenschappen’ en/of ‘map grootte’ voordat u de map leegt.

2. Spoor de grootste mails op en verwijder of archiveer ze

Sorteer uw inbox op grootte en zorg dat de zwaarste e-mails bovenaan staan. Ga na of u deze e-mails kunt verwijderen – wellicht zijn er e-mails met oude versies van een bijlage – of dat u de bijlage en/of inhoud kunt archiveren. De makkelijkste manier hiervoor is om de optie ‘AutoArchive’ in Outlook aan te zetten. Voor bedrijfsgevoelige informatie en overige belangrijke zaken kunt u een kopie opslaan op uw lokale schijf of in de cloud. Als u de informatie opgeslagen heeft op een schijf, kunt u de mail verwijderen.

3. Zoek oude mail op en verwijder ze

Doe dit ook voor oude e-mails. Sorteer op datum en zorg dat de oudste e-mails bovenaan staan. Hele oude e-mails kunnen waarschijnlijk wel verwijderd worden en anders kunt u ze archiveren.

4. Verwijder onbelangrijke mails

Zoek op oude-collega’s, termen als ‘tikkie/betaalverzoek’ ‘automatisch antwoorden’, ‘automatic reply’, ‘bevestiging’, inschrijving’, ‘aanmelding’, ‘koffie’, ‘thee’, ‘lunch’, ect. Waarschijnlijk kunt u al deze e-mails verwijderen zonder ze te bekijken.

5. Schrijf uzelf uit voor nieuwsbrieven

U kent het wel… U moet uzelf inschrijven voor een nieuwsbrief om die interessante whitepaper te kunnen lezen, of voordat u door kunt gaan met het bestelproces. Of u vond het onderwerp interessant en heeft u zelf ingeschreven voor de nieuwsbrief. Uiteindelijk leest u de nieuwsbrief nooit en blijft ‘ie ongelezen in de inbox staan of gooit u hem ongelezen weg. Het kan wat werk zijn, maar neem de tijd om van alle nieuwsbrieven die u ontvangt te bepalen of u dat in de toekomst ook nog wilt. Zo niet, schrijf uzelf dan uit. Onderaan iedere nieuwsbrief staat een optie om uit te schrijven (dit is verplicht).

Met deze vijf eenvoudige stappen heeft u uw mailbox binnen no-time flink opgeruimd en wordt uw digitale voetafdruk verlaagd. Stimuleer uw collega’s om hetzelfde te doen en maak een stap met uw MKB-bedrijf naar een duurzamere digitale bedrijfsvoering.